Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек и кадровых документов при увольнении кадровика: скачать образец

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

[upto]

Как передать дела при уходе кадрового работника?

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

  1. Создание специальной комиссии.
  2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
  3. Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

  • руководитель компании или его заместитель;
  • главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
  • инженер по охране труда;
  • юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг. В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

  • наименование бумаг и дел;
  • период действия;
  • точное количество;
  • замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

  • инициалы и должность ее владельца;
  • номер и серия вкладыша;
  • общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

  • наименование компании и бумаги;
  • город регистрации фирмы;
  • дата оформления акта;
  • должность и инициалы главного руководителя предприятия;
  • инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи.

Пример

Порядок приема-передачи дел в кадровой службе, подробно рассмотрен в данном видео:

Выводы

Акт приема-передачи — это документ, который должен оформляться при увольнении кадровика.

В бумаге следует указывать информацию о передаваемых делах и документах, а также лицах, несущих ответственность за данную процедуру.

Оформляется акт в свободной форме. В качестве основы лучше всего использовать фирменный бланк — на нем уже указаны сведения о компании.

[upto]

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/dok/akt-peredachi-del-pri-uvolni-kadrovika.html

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/peredacha-kadrovyx-dokumentov.html

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

  и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек представлен на нашем сайте:

Бланк можно скачать здесь:

Бланк акта

Кто подписывает?

После внесения всех данных о передаваемых документах, акт должен быть подписан всеми членами комиссии, которые присутствовали при инвентаризации кадровой документации, таким образом, подтвердив, что все описанные в акте документы имеются в наличии.

И что с момента подписания акта они переданы другому работнику, уполномоченному приказом по предприятию на ведение работы с трудовыми книжками и несение ответственности за их сохранность.

Должен ли визировать работник?

Акт приема-передачи подписывается и двумя кадровыми работниками, один из которых передает трудовые книжки, а другой принимает.

Но в отличие от членов комиссии, подписи кадровые работники ставят в графе: передал и принял, таким образом, подтверждая снятые и принятые на себя полномочия.

Работники, чьи трудовые книжки передаются внутри организации, не подписывают настоящий документ.

Оформить акт приема-передачи книжек о труде и вкладышей к ним совсем не сложно, тем более с подробной инструкцией и образцом оговоренного документа, ведь только письменная фиксация передачи дел поможет избежать дальнейших сложностей и ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/akt-peredachi-trudovyh-knizhek/

Акт передачи личных дел. Акт приёма передачи трудовых книжек

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

Акт приема-передачи дел – это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:

  1. Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
  2. Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
  3. Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.

Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.

Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.

Важно!Для корректного оформления, с точки зрения законодательства, форму акта необходимо утвердить в учредительных документах и подготовить соответствующий приказ о порядке передачи дел и должности между сотрудниками.

Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников. Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

  • Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
  • Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
  • Корректность учёта взаиморасчётов
  • Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
  • Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
  • Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
  • Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
  • Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации. Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:

Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата. Для составления подобного вида документа используется следующий образец:

Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья

Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении).

Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов.

Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .

Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

  • Дата оформления;
  • Место составления;
  • Название документа;
  • Сведения о том, кто является передающей стороной;
  • Сведения о том, кто является получателем документации;
  • Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
  • Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
  • Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
  • Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
  • Подписи обеих сторон.

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов.

Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения.

Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

ООО “Подмосковные вечера”УТВЕРЖДАЮ
(руководитель организации) Генеральный директор
(руководитель организации)
В.Л. Грачев
(подпись)(фамилия, инициалы)
07.06.2005

Источник: https://www.errands.ru/earn/akt-peredachi-lichnyh-del-akt-pri-ma-peredachi-trudovyh-knizhek/

Акт передачи трудовых книжек

Акт приема передачи личных дел и трудовых книжек

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.

К примеру, кадровый работник, ответственный за хранение и ведение трудовых книжек, принял решение уволиться, о чем сообщил работодателю в соответствующем заявлении. Работодателю в этом случае надлежит назначить лицо, временно исполняющее обязанности увольняемого кадрового работника и организовывать передачу дел.

Акты по трудовой книжке

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления.

Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки.

Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

  • фамилия, имя и отчество владельца;
  • серия и номер вкладыша;
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Акт передачи трудовых книжек образец

  • Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  • Документ не должен содержать помарок или исправлений.

    Написанный от руки должен быть полностью читаемым;

  • Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  • Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Акт приема-передачи кадровых документов

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек — образец

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество служащего;
  • серия, порядковый номер вкладыша;
  • любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
  • полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
  • итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

Читать еще –>  Есть ли льготы для студентов на автобусные билеты

Источник: https://firstjurist.ru/pereplanirovka/akt-peredachi-trudovyh-knizhek

Юрист гражданам
Добавить комментарий